開發票要怎麼開?介紹三聯手開發票和二聯式發票、開電子發票

開發票有分成二聯式發票和三聯式發票,而可以理解為二聯式發票是開給消費者或沒有統一編號的個人或組織,三聯手開發票則通常是公司對公司往來的發票,也就是開給有統一編號的組織、公司或機構,二聯式發票和三聯式發票在開立上有一些不同的事情要注意,讓我們一步步往下看。

開發票

開發票有分對象?二聯發票和三聯式發票要開給誰

首先我們要了解,開發票有分為二聯和三聯,簡單來說,可以理解為『二聯式發票』是開給消費者(沒有統一編號的個人或組織),『三聯式發票』是開給公司(有統一編號的組織或機關)

一、二聯三聯發票是什麼?差在哪裡?

在法律的明文規定下,所有公司以及每月營業額超過20萬的組織或公司,都必須要對每筆交易收入開立發票。這其中的重要性在於發票的開立與否直接關係到營業稅的稅率。一般來說營業稅率為5%

這意味著,對於稅務機關來說,發票的開立是課徵營業稅的一個極為重要的依據。未按政府規定開立發票可能導致逃漏營業稅、營所稅等嚴重問題的產生。

既然都是發票,為何要區分『二聯式發票』和『三聯式發票』是因為這兩個發票類型的差別在於發票的對象是誰。

二聯式發票主要針對非營業人士開立,這包括了個人消費者、沒有統一編號的個人或是組織,以及一些沒有統一編號的特定單位。

而三聯式發票,則是針對營業人士開立的,這包括了所有具有統一編號的公司、企業、以及營利性機構。

二、統一發票類型,還有開電子發票

統一發票有二聯及三聯,還有收銀機式發票、電子發票。

(一)二聯式發票

統一發票一直以來在台灣的消費交易中扮演著重要的角色,二聯式發票通常是開立給個人消費者或無統編的組織機構。

根據統一發票使用辦法的相關規定,二聯式統一發票主要適用於營業人向非營業人出售商品或提供勞務時使用。這包括了許多情境,例如一般消費者向店家購買商品或接受服務,或者外國公司在台灣進行商業交易時所開具的發票。這樣的發票有著兩聯,其中第一聯作為存根,由開立人保存以作為記錄之用;而第二聯則是交付給買受人作為收執之用。非營業人包括了各種類型的個人和組織,無統一編號的機關團體或執行專業業務的個人。

二聯式統一發票的開立對象廣泛,通常是面向一般消費者或外國公司。對於買方而言,他們甚至可以要求在發票上登記自己的名稱,這樣有助於他們在對獎時更加方便。這項便利措施使得消費者在確認中獎與否時更加便捷,同時也提升了發票的實用價值。

(二)三聯式發票

三聯手開發票通常是公司對公司的交易,其具體功能和形式值得我們進一步瞭解。

根據統一發票使用辦法的相關規定,三聯手開發票主要供營業人之間銷售貨物或提供勞務時使用。這種發票包含了三個聯次:第一聯為存根聯,由開立人保存以作為內部記錄之用;第二聯為扣抵聯,交付給買受人以供其根據法規規定進行稅額扣抵或扣減營業稅的用途;第三聯為收執聯,則交付買受人作為財務記帳之證明。此外,發票上還需要記載買方的統一編號,以確保交易的合規性。

三聯式發票相較於二聯式,多了一聯存根聯,這對買方在進行公司行號的存根記錄方面更為便利。

(三)收銀機發票

收銀機統一發票在日常消費中根據其形式和用途的不同,可以分為二聯式和三聯式兩種。

一般而言,當消費者在購物時收到一張長條型的發票時,這就是二聯式收銀機統一發票。這類發票通常由一般零售商或服務行業使用,是消費者購物時的常見收據。

而當發票具有孔洞且大小與手機相仿時,例如在加油站收到的發票,則屬於三聯式發票。這種發票通常用於更專業的商業交易中,需要更詳細的交易記錄和記帳證明。

(四)電子發票、雲端發票

在現代數位化的浪潮下,電子發票已成為日常消費的一部分,相對於傳統的紙本發票,它更為便捷、經濟、且省力。電子發票是以電子方式或透過網際網路開立的統一發票,通常會直接存入買方指定的載具中,或者傳送發票資料檔給消費者,以便後續的對獎和申報營業稅扣抵。這種形式的發票不僅符合政府的政策要求,更是未來發展的趨勢所在。

電子發票主要分為兩種類型:『雲端發票和電子發票證明聯』。當你在連鎖超商購物時,經常會被店員問及:『有會員或載具嗎?還是印出來?』。若你選擇不列印發票就可以提供條碼讓店員掃描,將其儲存在手機的電子載具中,這種發票就被稱為「雲端發票」;若你選擇列印紙本發票,則這種發票則稱為「電子發票證明聯」。

三、開發票注意事項

開立發票時,我們需要特別留意一些細節,以確保合規性和方便消費者後續的使用。

首先,需要明確辨識應該開立哪種類型的發票給不同的收款對象。像一些沒有統一編號的組織機構或專業業務執行的人,但對於他們來說,開立二聯式發票才是最標準的做法。許多人習慣性地開立三聯式發票,但事實上這是不符合規範的。

此外,偶爾可能會發生一些狀況,例如忘記開立二聯式發票,或者是因為二聯式發票用完而不得不開立三聯式發票,但卻忘記在發票上注明買方的統一編號。雖然這些情況原則上不會違反相關法規被處罰,但可能會給消費者後續的對獎帶來困難。

開發票注意

開發票前注意什麼事項?

要開立發票,首先需要擁有一家公司,並且完成營業登記稅籍登記,取得專屬的稅籍編號。接著,憑藉購票憑證,可以前往指定的地點購買所需的發票,然後就可以開始手開發票了。而若要開立收銀機發票,則需要先購買適用的收銀機;至於電子發票,則需要先取得工商憑證,通過軟硬體測試,並向國稅局申請發票字軌,才能進行開立。

此外,在開立發票時,除了需要了解應該開立二聯還是三聯式發票外,還需要明確貨物或勞務的稅率情況,即是應稅、免稅還是零稅率。當進行手開發票時,必須在發票上正確勾選相應的欄位!

千萬不要想說想貪圖不開發票就可以開收據少繳5%營業稅,這被國稅局抓到除了要讓公司補回應繳稅額,還要繳付大量的違法罰金,如果公司在稅務上和開發票都有按法規執行,那不僅是合法,也是在業界豎立品牌形象的重點,更有機會可以獲得更多資金像是『創業補助』『創業貸款』『創投』『天使投資』,如果公司要推出新產品也可以利用募資計劃來獲得產品成功的機會

一、開發票前該準備什麼?

在開立發票的之前,我們需要做一些事前的準備。讓我們一一來了解這些重要的步驟。

首先一定要完成公司設立登記,並需要前往『國稅局購買發票』。這可能需要攜帶購票證、發票章以及公司負責人的印章,以填寫統一發票請購單並購買所需的發票。值得注意的是,由於發票屬於受管制的物品,新成立的公司可能會受到購買限制。

也可以先到『文具店購買複寫紙』。由於每一聯發票的內容必須完全相同(包括存根聯、副聯、扣抵聯和收執聯),因此手開發票時會需要使用到複寫紙。

如果不想自行購買發票,也可以委託專業的會計師事務所進行幫你購買發票。這樣做的好處是,有機會提前獲得下一期的發票。

委託事務所進行統一購買時,需要填寫統購申請書並提交給國稅局。這份文件會授權事務所代表公司行號進行發票的購買。由於發票是受到嚴格監管的物品,購買和開立的記錄都將被登記,因此在委託統購時必須選擇一家專業且值得信賴的事務所。

值得留意的是,若超過統購訂購時間而需要加購發票,則仍需要親自前往現場購買

二、開二聯式發票

二聯式發票只有兩聯,分別是存根聯和收執聯。開立時,我們需要填寫商品名稱、數量、單價、金額等相關資訊,然後將收執聯交給顧客,而存根聯則保留在自己手中。

開立二聯式發票的技巧包括擺放複寫紙在兩聯之間,這樣可以確保在存根聯填寫後,字跡可以轉印到收執聯上。然後,逐頁蓋上發票章,就完成了開立的過程。

二聯式發票沒有未稅的欄位,因此必須直接填寫稅後的金額。

(一)開二聯發票應注意事項

在開立二聯式發票時,有幾個重要的注意事項需要牢記。

如果在填寫發票時出現錯誤,必須立即作廢並重新開立。特別是金額填寫錯誤時,絕對不能猶豫,必須立即作廢並重新填寫。如果是買受人資訊填寫錯誤,需要在塗改處負責人親自蓋章,以示確認。

若需要作廢這張發票,必須保留存根聯和收執聯,並在發票上用大大的「X」作廢標記。

發票的開立必須從第一張開始,絕對不允許保留部分空白的發票未開立。如果有部分發票未開立而保留空白,這可能導致營業額的漏報,因此嚴格禁止這種情況發生。

三、開三聯式發票

三聯和二聯式發票一樣,開立三聯式發票時,需要注意不要撕下存根聯,而是保留在自己手中;扣抵聯和收執聯則交給顧客。

無論是二聯式還是三聯式發票,都可以選擇購買加有副聯的版本。副聯的存在主要是為了給公司多一份備份發票,方便應用。例如,在將紙本手開發票交給會計事務所記帳時,公司也能夠保留一份副本。使用時,只需在副聯之前放一張複寫紙,確保存根聯、副聯、扣抵聯和收執聯的內容完全一致。

(一)開三聯發票注意事項

如果在填寫發票時出現錯誤,務必立即作廢並重新開立。特別是金額填寫錯誤時,絕對不能含糊,必須立即作廢並重新填寫。如果是買受人資訊填寫錯誤,則需由負責人親自在塗改處蓋章,以示確認。

發票的開立必須從第一張開始,絕對不允許保留部分空白的發票未開立。若有部分發票未開立而保留空白,可能導致營業額的漏報,因此務必遵守這一點。

另外,當買方使用信用卡消費時,為了方便追蹤交易和確認支付資訊,應在發票的備註欄註明信用卡號的末四碼。

四、哪些類型商品或勞務服務是免稅或零稅率類型?

關於含稅發票的開立方式、免稅發票的處理,以及定價與售價之間的關係,我們需要了解一些重要概念。當我們銷售貨物或勞務時,所開立的發票金額即為「銷售金額」,其中已包含了營業稅,因此無需再額外加上5%的稅金。

然而,一些貨物或勞務符合零稅率或免稅的規定,因此在定價時就無需考慮加收5%的銷項稅額。那麼,究竟有哪些貨物或勞務可以享受免稅或零稅率呢?根據《加值型及非加值型營業稅法第8條》的規定,你可以查看所有免稅或零稅率貨物是哪些類別

手開二聯式發票或三聯式發票,看圖說明

二聯和三聯式發票因為開立的對象不一樣,內容也會有些許差異,你只需要對照你手上的發票看如何開就可以瞜。

一、二聯式發票開立流程

二聯發票範例

圖片取自:Simpany 手開發票小幫手,如果你也需要手開發票也可以直接使用『手開發票小幫手』的系統哦

二聯式發票開立相對簡單,僅包含存根聯與收執聯兩聯。收執聯交給客戶,而存根聯則由開立人保留。與三聯式不同的是,二聯式只有總計欄位,無需填寫未稅金額。

在填寫二聯式發票時,有幾個重要的欄位需要注意:

買受人及相關資訊填寫:

  1. 買受人:這個欄位可填可不填,如果填寫,可以是自然人的姓名或者公司名稱。
  2. 地址欄位:同樣是可填可不填的欄位,通常填寫是為了確保發票送達正確的地方。

交易細節填寫:

  1. 日期欄位:填寫當天的日期,並且要確保按照時間順序開立。
  2. 品名/數量/單價/金額:這些欄位要根據實際的交易情況來填寫,確保準確無誤。

金額填寫:

  1. 總計:這是含稅總額,金額需以新台幣中文大寫填寫,例如「壹仟元整」。

發票章處理:

  1. 發票章欄位:一定要在給客戶的收執聯上蓋上公司(或商號)的發票章,以保證發票的合法性,但自己保留的存根聯則可以不蓋。

(一)二聯式發票有誤及作廢處理步驟

無論是當期尚未申報出去的發票,還是已經申報過的上一期發票,處理作廢的二聯式發票都需要一定的步驟與細心處理。

對於當期尚未申報的二聯式發票作廢處理步驟:

  1. 在錯誤的發票上清楚寫上「作廢」或「X」,確保每一聯都有明確的標示。
  2. 將二聯與三聯對折並用釘書機固定,注意不要誤釘其他發票,避免混淆。

對於已經申報過的上一期二聯式發票作廢處理步驟:

  1. 首先需要客戶提供「銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」的四聯。
  2. 回收客戶保留的「第一聯」與「第二聯」,而「第三聯」與「第四聯」則由客戶保留。
  3. 在買受人欄位填寫客戶的姓名。
  4. 若是開立給個人的二聯式發票,則統編欄位留白;若是三聯式,則需填寫公司的統編。

二、三聯式發票開立流程

三聯發票範例

圖片取自:Simpany 手開發票小幫手,如果你也需要手開發票也可以直接使用『手開發票小幫手』的系統哦

在開立三聯式發票時,遵循正確的流程很重要,以下將詳細介紹每個步驟。

買受人及相關資訊填寫:

  • 買受人:填寫買方公司或團體的全名,這有助於確保發票的準確性與合規性。
  • 統一編號:填寫買方公司或團體的統一編號,這是識別買方身份的重要資訊。
  • 地址:雖非必填,但填寫買方地址有助於確保發票的送達和管理。

交易細節填寫:

  • 日期:填寫發票開立的當天日期,以確保時間記錄的準確性。
  • 品名、數量、單價、金額:根據實際交易情況填寫,確保每筆交易細節清晰可辨。
  • 營業稅:通常為銷售額的5%,需四捨五入計算,確保營業稅的準確性。

金額填寫:

  • 金額:指未含稅的銷售額,這是計算營業稅的基礎。
  • 總計:總銷售額加上營業稅,並使用新台幣中文大寫表示金額,這有助於清晰表達交易金額。

發票章處理:

  • 每聯都需要蓋上銷售人的發票章,這是發票的有效標識,確保發票的正當性和合法性。

(一)三聯式發票有誤及作廢處理步驟

處理三聯式發票錯誤或作廢的步驟取決於發票的申報情況以及提供給客戶的狀況。

當期發票處理:

  1. 尚未提供給客戶的發票:
    • 若發票尚未提供給客戶,可直接作廢並開立新的發票。
    • 作廢的方法是在錯誤的發票上劃上一個X或標記為作廢,然後將其對摺並用釘書機固定,以防止他人不當使用。這有助於確保會計人員不會誤將作廢的發票納入帳務報告中。
  2. 已提供給客戶但尚未申報的發票:
    • 首先,必須向客戶取回發票的「第二聯扣抵聯」和「第三聯收執聯」。
    • 接著,對錯誤的發票進行作廢處理,方法同上述,並確保作廢的發票與其相對應的聯次一起固定。

上一期發票處理:

  1. 已經申報的發票:
    • 需要客戶提供「銷貨退回、進貨退出或折讓證明單」。
    • 客戶或公司填寫該證明單,並在必要的地方加蓋印章,以確認證明單的有效性。

三、發票備註欄可以用來做什麼?

發票的「備註欄」是一個常被忽略的欄位,無論是二聯式還是三聯式發票,都具備這樣的欄位。一般而言,備註欄主要是供公司內部使用,用於內部管理

舉例來說,假設一家公司銷售的產品是處理器,發票上的品名可能只會簡單寫上「處理器」兩個字。但在公司內部,可能需要更詳細地了解所銷售的處理器是哪一類型,這時品名欄可能就不足以提供足夠的資訊。為了解決這個問題,公司可能會考慮在備註欄中記錄相應的產品代號或更具體的描述,以方便內部管理。

此外,備註欄還可以用於記錄其他內部事項。例如,如果某筆交易有特殊要求或需要額外的處理,這些信息可以在備註欄中加以紀錄,以利後續的管理和追蹤。

四、折讓證明單怎麼用?

折讓證明單是在買賣雙方因商品或勞務瑕疵而需要調整帳務時使用的文件。當原先開立的發票無法更改或作廢時,折讓單就成了調整帳務的利器,它作為進貨或銷貨的減項證明,用以修正先前的交易紀錄。

無論是賣方還是買方,都有權利開立折讓單。在填寫折讓單時,必須確保填寫的日期是折讓實際發生的日期,並且買方需在單上蓋上統一發票章才能使之生效。如果買方是個人消費者且沒有統一編號,則需要將原先的發票收回,並附在折讓單的背面,以便進行後續的處理。

發票計算公式

開發票該注意什麼?補開發票怎麼處理?

開發票也要注意到銷售額、稅額、總計價格的計算,而簡單來說稅額就是『未稅價格x5%=稅額』

一、開發票營業稅怎麼算?銷售額和總計

發票稅金計算方式以及銷售額的填寫方式在開立發票時至關重要。首先,需要釐清一些名詞的定義。行號、商號或企業社等名稱都歸屬於「行號」範疇。若行號營業人符合「小規模營業人」的標準,並經國稅局核定免用統一發票,則可以不開發票,並適用1%的營業稅率。然而,有限公司、股份有限公司等組織則必須開立發票,並適用5%的營業稅率。

在填寫發票時,必須留意含稅與不含稅的報價方式,這涉及到銷售額、營業稅和總計金額之間的關係。

未稅價格(可以解為你為商品定的價格),稅額為5%,稅額=未稅價格x0.05。快速計算:『未稅價x1.05=含稅總金額』

售價(這是對外定的價格),同樣稅額為5%,如果要計算出稅額是多少。計算:『售價÷1.05=未稅價』,再以『售價-未稅價=5%稅額』

往回推算發票該如何寫

  • 售價=總計
  • 營業稅/應稅=5%稅額
  • 銷售額合計=未稅價格

二、發票後面沒開的空白發票怎麼處理?

當你擁有空白發票時該如何處理呢?發票在法律上被視為一種受管制的物品,每張發票都有獨特的字軌編號,即使當期的空白發票沒有使用,也需要向國稅局進行申報。

需要特別注意的是,發票必須按照時序開立,不允許回頭開立前一期的發票。舉例來說,在7月份開立5月或6月的發票是不合法的。因此,未使用完的發票在當期結束後就不能再使用了。

三、發現未開發票應該盡快補開發票

若發現有未開立發票的情況該如何處理?根據相關法規,營業人在銷售商品或提供勞務時應當開立發票。如果不慎漏開了發票,且在尚未被舉報或調查的情況下,應盡快主動進行發票補開並補報漏報的稅款和利息,則可以避免根據稅捐稽徵法第44條的處罰。

然而,根據加值型及非加值型營業稅法第52條的規定,如果一年內被查獲有3次漏開統一發票或銷售額不正確的情況,將會面臨停業處分。因此,及早發現並補正發票錯誤對營業很重要

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